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档案管理信息化方法探讨-办公室人员管理类职称论文发表
 

档案管理信息化方法探讨

张丽

摘要:随着信息时代的不断发展,信息化已经成为一个必然的趋势,信息化可以有效地提高管理效率,促进各种管理任务的落实,减少工作中的出错率。在企业的日常经营管理过程中,档案管理工作具有重要作用,信息化技术在企业管理过程中的广泛应用,为档案管理创新提供了必要的支持和帮助。本文对信息化环境下的档案管理工作进行分析和探讨。

关键词:档案管理;信息化;策略

引言

信息化是未来发展的趋势,尤其是在信息技术不断应用的过程中,对人们的生产、生活、经济的发展等都带来了影响。信息化技术已经在很多行业中都有应用,比如在企业管理过程中也可以实现信息化管理,对企业管理的各个环节都应用信息化管理技术,提高管理效率,减少管理过程中的出错率。档案管理对企业的发展有十分重要的意义,随着企业经营活动的不断拓展,企业的各种档案信息越来越多,信息化管理有助于对各种档案进行分类、保存和利用,信息化环境下,档案管理需要具有一定的基础,比如先进的计算机技术、网络安全、标准化档案管理方案等多方面都要进行协调。

一、档案管理现状

档案是企业发展过程中的重要资料,是对企业发展过程中的各种活动进行记录的资料,在很多企业的发展过程中都很重视档案管理,但是在实际的发展过程中还是存在一些问题。第一,档案管理体系和制度不健全。档案管理都是各企业根据自己的理解和实践在进行管理,各个企业的实际情况不相同,很多企业在进行档案管理的时候缺乏明确的要求,也缺乏统一的管理标准和管理模式,没有制定统一的收档制度,当值档案管理过程中问题频出。第二,档案管理人员能力水平不高。随着企业档案管理制度不断改革,企业负责人必须重视档案管理体系的完善,同时要引入先进的管理技术,从而能够实现对档案管理工作的创新,当前很多企业的档案管理人员都缺乏专业化的技术和水平,综合能力水平较低,没有能力去驾驭先进的档案管理技术。第三,安全风险较大。在信息化时代,各种计算机技术、通信技术的应用使得档案管理更便捷,但互联网风险也是不能不考虑的重要问题。

二、信息化时代档案管理策略探讨

    (一)对管理制度和管理技术进行改革

在信息化管理过程中,应该要对传统的档案管理制度进行改革,按照网络化信息采集的要求设计管理信息系统,对档案进行分类管理,比如借助各种自动办公软件,对各种档案资料进行分类,如在对人事档案进行管理的时候,可以通过软件抓取功能,将工作人员的各种基本信息抓取出来,整合成统一的表格,便于人事档案的管理、查询等。对档案进行管理时要实现统一管理,逐渐摒弃传统的人工管理方式,加强对信息化管理系统的应用,使得内部的各个部门之间可以加强联系,对各项工作进行落实。

在信息化管理过程中,还应该要对信息化档案管理技术进行完善,比如通过数字化手段建立统一的档案信息数据库,对的档案信息以及其他类型的档案进行集中化管理。档案信息数据库是档案管理的中心,针对不同类别的档案应该要建立不同的存储空间,每一个存储空间又要进一步分区,比如按照档案的格式、档案的形成时间、档案的等级等进行分区,再对各类档案进行分类,将其填入到不同的分区中,从而实现信息化管理和控制。

(二)提高档案人员的工作水平

在档案管理过程中,应该要对企业的档案做好全面梳理,进行以档案利用为目的的全面管理。企业档案管理水平的高低主要受档案管理人员的综合能力水平的影响,档案的管理人员要借助各种通信技术、计算机技术对各种档案资料进行管理和利用,为的发展提供更多帮助。在工作中应该要对档案的管理人员进行定期培训,包括对技能培训以及职业道德素养培训,技能培养主要集中在各种信息化技术以及信息技术的学习上,职业道德素养的培养则主要是对档案管理人员的责任感、使命感以及职业道德进行教育,由于档案管理是一项需要细心和耐心的工作,因此必须要提高档案管理人员的思想意识,使得档案管理人员能够以更加负责的态度进行档案管理。

(三)加强信息化档案管理过程中的安全管理

档案是企业发展过程中的各种信息、资料的总和,尤其是一些机密档案,对企业的发展有至关重要的作用,在信息化管理过程中很容易出现网络安全风险,尤其是数据信息的泄露,成为档案管理过程中不可避免的一个重要威胁。对此,在信息化管理过程中也要加强完全管理,对各种安全漏洞进行防范。为了实现安全管理,应该要加强对各种安全防护技术的应用,比如防火墙技术、数据加密技术、攻击检测技术和数据恢复技术等,都可以在档案信息管理系统中进行应用,对的各种档案信息进行妥善保管。另外,对于不同等级的档案要实施不同的管理,比如一些机密档案,要进行绝密保存,一些非机密档案,则可以在内部系统公开查阅。

结语

综上所述,在信息化时代,档案管理也要逐渐从传统的人工管理转变为信息化管理,针对当前档案信息化管理现状,必须要加强积极宣传信息化管理的重要性,对信息化档案管理过程中的问题进行解决,促进档案管理的转型。

参考文献

[1]刘蓓,刘江霞.浅谈档案管理的发展趋势——档案管理的信息化[J].价值工程,201204

[2]赵新旺.浅谈档案管理信息化建设[J].中小企业管理与科技旬刊,201121

[3]张芳.浅谈档案管理信息化建设[J].经营管理者,201020

 

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